¿Cómo cambiar de software de agenda clínica sin perder datos?
Cambiar de sistema no es difícil por el sistema nuevo: es difícil por lo que queda en el anterior. Los pacientes y las horas ya tomadas se trasladan sin drama; lo que se pierde es lo que nadie preguntó a tiempo. Esto es qué pedir, a quién y en qué orden, y también hasta dónde llega la migración que hace ProReserv.
Primero, la exportación del sistema que dejas
Antes de avisar que te vas, y mientras la cuenta sigue activa, pide la exportación completa de tus datos. Es el respaldo del centro y la materia prima de cualquier migración. Pregunta tres cosas:
- Qué incluye. Pacientes, citas, fichas, archivos adjuntos y pagos son cinco cosas distintas, y no siempre vienen todas.
- En qué formato llega. Una planilla se puede cargar en otro sistema; un PDF por paciente se puede leer, pero no cargar.
- Cuánto demora y si tiene costo. Mejor saberlo antes de fijar la fecha del cambio.
Qué se suele perder al migrar
No todo lo que se exporta se puede cargar en otro sistema. Esto es lo que más cuesta trasladar, sea cual sea el sistema de origen y el de destino:
- Fichas escritas en texto libre. No calzan con los campos de otro sistema: se conservan como documento, no como ficha.
- Archivos adjuntos. Exámenes e imágenes suelen exportarse aparte, o no exportarse.
- El historial de pagos y de caja. Los cierres antiguos rara vez se reconstruyen en el sistema nuevo.
- Las citas pasadas y sus estados. Quién faltó y cuántas veces es un dato que suele quedarse atrás.
- La configuración. Horarios, servicios, duraciones y precios se vuelven a cargar.
- El enlace de reserva. El que está en Instagram o en el perfil de Google cambia y hay que actualizarlo el mismo día.
Qué exigirle al sistema nuevo
La palabra «migración» significa cosas distintas según quién la diga. Antes de contratar, pide por escrito:
- Qué se carga y qué no, con la lista completa.
- Quién hace la carga: el proveedor, o el centro con una plantilla.
- Si se revisa antes de partir, con alguien del centro mirando los datos ya cargados.
- Cuánto cuesta, y si ese valor depende de la cantidad de pacientes.
- Cómo se sale después: en qué formato se entregan los datos y a qué costo. Se pregunta al entrar, no al irse.
Cómo lo hace ProReserv, y hasta dónde llega
La migración está incluida en todos los planes y la hacemos nosotros: se cargan los pacientes, las citas futuras y los tratamientos activos desde el archivo de exportación del sistema anterior, y se revisan junto al centro antes de partir. El primer mes es de marcha blanca acompañada. Eso es lo que cubre la migración incluida: las fichas de atenciones anteriores y los pagos antiguos no están en esa lista, así que conviene guardar la exportación completa del sistema anterior y conversar antes de partir qué más necesitas tener a mano.
La salida, dicha desde el principio
En ProReserv los pacientes, las fichas, las atenciones y los adjuntos se exportan completos en un archivo estándar, cuando el centro lo pida y sin costo. No hay contrato de permanencia: se cancela cuando el centro quiera. Los plazos de entrega y de eliminación de los datos al terminar el servicio están en la política de privacidad.
Comparaciones con la fuente a la vista
Esta guía no nombra a ninguna otra herramienta, a propósito. Cuando la otra publica su precio, la comparación se hace aparte: fila por fila, con el enlace a su página oficial y la fecha en que se leyó, y diciendo también cuándo conviene la otra.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta la migración a ProReserv?
Nada aparte: la migración está incluida en todos los planes.
¿Qué datos se cargan en la migración?
Los pacientes, las citas futuras y los tratamientos activos, desde el archivo de exportación del sistema anterior. Se revisan junto al centro antes de partir.
¿Qué tengo que pedirle a mi sistema actual?
La exportación completa de los datos del centro mientras la cuenta sigue activa: pacientes, citas, fichas, archivos adjuntos y pagos, y en lo posible en planilla y no solo en PDF.
¿Y si después quiero irme de ProReserv?
Los pacientes, las fichas, las atenciones y los adjuntos se exportan completos en un archivo estándar, cuando el centro lo pida y sin costo.
¿Hay contrato de permanencia?
No. ProReserv no tiene contrato de permanencia: se cancela cuando el centro quiera.
¿Lo vemos con tu centro adentro?
Te mostramos ProReserv con tus servicios y tus horarios cargados, no con una demo genérica. Respondemos dentro de un día hábil.